جوان آنلاین: كانال تلگرامي «مديريت كسب‌وكار» نوشت: ابتدا مثالي داشته باشيم: گرفتن يك مجوز فرضي از يك اداره، مثلاً ۱۴تا امضا لازم دارد. زدن هر امضا حدوداً بگيريم كه دو دقيقه زمان بخواهد. پس مجموعاً مي‌شود ۲۸ دقيقه. حالا پس چرا مثلاً چند روز يا گاهي چند هفته دوندگي لازم داريم؟ چرا؟ به دو دليل بديهي:
1) پراكندگي نقاطي كه بايد امضا گرفته شود (از اين طبقه به آن طبقه و از اين ساختمان به آن ساختمان، يا حتي از اين سازمان به آن سازمان)
2) معطلي در هر مرحله از گرفتن امضاها، به علت حجم بالاي درخواست يا به علت بي‌نظمي يا به علت فقدان وجدان كاري يا هر سه!
حالا چند سؤال، براي يافتن راهكاري كه به زمان منطقي (۲۸دقيقه) نزديك شويم:
واقعاً هر ۱۴ تا امضا لازمند؟ نمي‌شود تعداد امضا‌هاي لازم را با تدبير و تمهيدي كمتر كرد؟ آيا آرايش سازماني با ترتيب عملياتي متناسب است؟ (كه مثلاً براي سه تا امضا مجبور نباشيم اول به طبقه دوم برويم، بعد به طبقه اول و بعد به طبقه سوم) آيا تعداد پرسنل، متناسب با حجم كاري است؟ آيا براي مقابله با بي‌وجداني احتمالي برخي پرسنل، فكري شده است؟ (مثل ايجاد يك سيستم نظارتي، يا مثلاً رده‌بندي پرسنل براساس امتيازدهي مراجعين) آيا ترتيب مراحل گرفتن امضاها و نيز مكان دقيق گرفتن امضاها روشن و شفاف است يا متقاضي ممكن است سر در گم شود و مجبور به پرسش از اين و آن بشود؟ مجدداً آيا واقعاً هر ۱۴ تا امضا لازمند؟
و اما «تويوتا»!
در تويوتا براي هر نوع عملياتي در سازمان (كه در مثال ما براي ساده‌سازي، صرفاً گرفتن يك مجوز بود)، از گام آغازين عمليات گرفته تا گام پاياني آن، نقطه به نقطه و ثانيه به ثانيه عمليات، زير ذره‌بين قرار داده مي‌شود تا علت‌هاي اختلاف ميان «زمان منطقي» و «زمان واقعي» شناسايي شده و به صورت ريشه‌اي رفع شوند.
نكته مهم:
- تا وقتي «سرعت»، دغدغه مدير سيستم نشود، «زمان واقعي» عمليات‌ها، تنها زمان ممكن براي اجراي عمليات‌هاست و اما وقتي كه دغدغه مدير سيستم، بر «زمان منطقي» تعلق مي‌گيرد، حتماً و حتماً و باز هم حتماً راه‌هاي بهبود سرعت را خواهد يافت، آنچنانكه تويوتايي‌ها يافته‌اند و پيوسته هم در حال توسعه اين تكنيك‌ها هستند.
- سرعت با عجله متفاوت است. سرعتي كه تويوتا بر آن تأكيد دارد، نه از طريق عجله‌كردن، بلكه با حذف تأخير‌ها و اتلاف‌ها و ايجاد بهبود در فرآيند‌هاي سيستم به دست مي‌آيد. «سرعت»، يكي از مقدسات سيستم مديريت تويوتاست!
